El arte de Administra en nuestro tiempo

Por José Alberto Gaytán García *

Estimados amigos, el artículo que les voy a comentar, es de interés para aquellas personas (como su servidor) que tenemos problemas con el manejo de nuestro tiempo, quienes estamos en esta situación, casi siempre, llegamos tarde o “barriéndonos” a reuniones de trabajo, compromisos familiares y demás actividades personales. Las personas que estamos en esta difícil condición, casi nunca nos alcanza el tiempo para atender los compromisos de una jornada de trabajo normal, razón por la cual, siempre dejamos cosas pendientes para “el otro día”, esto, como ya señalé, incluye asuntos personales y familiares.

En la mayoría de los casos, la razón de esta estresante situación, que sin duda, afecta nuestra salud, se debe a un justificado exceso de trabajo, pero también se debe a la falta de una cultura de disciplina y organización de nuestras actividades laborales y personales.

La adecuada administración de nuestro tiempo vale millones de dólares o de pesos, depende de qué país estemos hablando, así que no sería descabellado que en México se aprobara una materia obligatoria en todos los niveles educativos que se llame por ejemplo, “Administración de nuestro tiempo”. Así, desde temprana edad, formaremos las futuras generaciones de profesionales mexicanos, bajo reglas de orden y disciplina en la administración de su tiempo, eso significará un notable ahorro de millones de pesos y claro, hará más seguros, saludables y exitosos a nuestros jóvenes.

En el mundo ejecutivo, este tema es de vital importancia, ya que los presidentes de las grandes organizaciones mundiales deben estar calmados y tener tiempo suficiente para atender cientos de asuntos y sobre todo, deben estar tranquilos para tomar decisiones en favor de los intereses corporativos que representan porque si fallan, los despiden sin ninguna consideración, así de frio y despiadado es el mundo corporativo.

Este es el tema que trata el artículo “The Magic of 30-Minutes Meetings” de Peter Bregman, un experto en liderazgo ejecutivo que recomienda este artículo como una excelente estrategia de éxito laboral.

Peter Bregman señala que en los últimos años, se sentía frustrado por su extenuante y pesado trabajo ejecutivo, que de plano no le alcanzaba el tiempo para atender compromisos personales y familiares; el autor del artículo explica que tenía la mala costumbre de atender varios problemas de trabajo a la vez, que fue entonces que tomó la decisión de aplicar una nueva estrategia a su pesada agenda de trabajo: durante una semana se enfocó a resolver un asunto o problema a la vez, es decir, sin juntar otros problemas, además, redujo a la mitad el tiempo que usualmente le tomaba en atender decenas de llamadas telefónicas y sobre todo, ajustó a 30 minutos las largas y extenuantes reuniones de trabajo.

De acuerdo con Peter Bregman, la estrategia de ajustar el tiempo a llamadas de teléfono y reuniones de trabajo dentro y fuera de su oficina, es eficaz y poderosa; el autor del artículo, señala que en su caso, el ajustó estas actividades, logrando resultados extraordinarios. El experimento le funcionó al grado que mejoró su salud, venció el estrés, logró organizar mejor su tiempo, su agenda le permitió asistir a comidas familiares, visitar amigos, escribir, dormir más y lo más importante, la relación con su familia mejoró y su productividad laboral aumentó notablemente.

El éxito de esta medida, según Bregman, se debe a que cuando sabemos que tenemos la mitad del tiempo para atender determinado asunto, nos volvemos súper consientes de cómo aprovechar el tiempo; que en esta condición, cada minuto cuenta, escuchamos mejor, estamos atentos a los temas planteados, inclusive, nos preparamos mejor para las reuniones, llegamos a tiempo, incluso mucho antes de la reunión, no hay atrasos, ni platicas ajenas al tema central de la reunión, o sea, nada de chismes de política, “del gasolinazo”, de Donald Trump o temas que nada tienen que ver con la reunión; que en este tipo de reuniones de 30 minutos, todo mundo está contento porque los participantes saben que ahorran tiempo y dinero.

Así que estimados amigos, no es mala idea incluir en la lista de propósitos para el 2017, la estrategia de reducir el tiempo de llamadas telefónicas y de efectuar reuniones de trabajo de 30 minutos porque ahora sabemos que el administrar mejor nuestro tiempo, es estrategia de oro puro.

jalbertogaytangarcia@gmail.com
A118R6/17

Sígueme en:

Acerca del autor

José Alberto Gaytan

José Alberto Gaytán García ha escrito artículos y ensayos de corte académico en diarios y revistas de México y de los Estados Unidos; ha participado en importantes proyectos académicos e impartido conferencias sobre temas de historia, tecnología y educación en el marco de las relaciones entre México y los Estados Unidos, tema en el cual realizó sus estudios de doctorado en The Graduate School of Internacional Studies de la Universidad de Miami.